PKL KELOMPOK II YOS SUDARSO

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah Sakit merupakan suatu instansi yang memberikan jasa pelayanan medis bagi masyarakat yang meliputi pengobatan ataupun rehabilitasi terhadap orang sakit (pasien). Sesuai dengan perkembangan teknologi pada saat sekarang khususnya dibidang kesehatan, maka pemerintah dalam hal ini mengajukan kepada setiap Rumah Sakit yang ada diseluruh wilayah Indonesia agar dapat menyelenggarakan Rekam Medis yang ditegaskan dalam Peraturan Menteri Kesehatan No.269/Menkes/2008 tentang Penyelenggaran Rekam Medis di Rumah Sakit.

Rekam Medis merupakan segala sesuatu yang mencakup identitas atau informasi pasien yang akan dijadikan dasar dalam tindakan lebih lanjut dalam upaya tindakan medis atau pelayanan kesehatan lainnya kepada seorang pasien yang datang ke Rumah Sakit.

Dengan telah terbentuknya unit Rekam Medis, maka semua berkas Rekam Medis pasien yang telah mendapatkan pelayanan di Rumah Sakit harus diolah dan disimpan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan, yang nantinya akan berguna kembali pada saat pasien datang kembali ke Rumah Sakit.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas, maka yang menjadi permasalahan dalam penulisan laporan ini adalah tentang bagaimana gambaran Statistik dan Pelaporan Rekam Medis di Rumah Sakit Yos Sudarso Padang Tahun 2011.

1.3 Tujuan

1.3.1 Tujuan Umum

Mengetahui Statistik dan Pelaporan di Rumah Sakit Yos Sudarso Padang tahun 2011.

1.3.2 Tujuan Khusus

a. Diketahuinya Statistik Rumah Sakit Yos Sudarso Padang tahun 2011.

b. Diketahuinya Pelaporan Rumah Sakit Yos Sudarso Padang tahun 2011.

1.4 Manfaat

1.4.1 Bagi Mahasiswa

Sebagai pedoman bagi mahasiswa untuk meningkatkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan.

1.4.2 Bagi Akademik

Sebagai bahan perbandingan bagi akademik untuk pengembangan dan penyesuaian laporan praktek yang telah ada dan serta bahan pedoman dalam pembuatan laporan praktek selanjutnya.

1.4.3 Bagi Rumah sakit

Sebagai bahan pertimbangan dan masukan bagi manajemen Rumah Sakit untuk lebih meningkatkan mutu dan pelayanannya.

1.5 Ruang Lingkup

Mengingat pelayanan Rekam Medis di Rumah Sakit cukup luas, maka kami membatasi laporan ini pada Statistik dan Pelaporan di Rumah Sakit Yos Sudarso Padang tahun 2011.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Rekam Medis

Menurut Edna K. Huffman, Rekam Medis adalah kumpulan fakta-fakta atau bukti-bukti dari keadaan pasien, riwayat penyakit termasuk riwayat penyakit masa lalu dan termasuk pengobatan yang tertulis oleh profesi kesehatan yang memberi pelayanan kepada pasien.

Rekam Medis menurut Depertemen RI adalah “ keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas , anamnesa, penentuan fisik, laboraturium, diagnosa dan segala layanan tindakan medis yang diberikan kepada pasien” (Depkes RI, 1997: 6)

2.2. Statistik Rumah Sakit

Kata statistik dapat diartikan dalam berbagai macam arti, salah satunya adalah sebagai “angka” yaitu gambaran suatu keadaan yang dituangkan dalam angka. Angka dari laporan, penelitian atau sumber catatan medik. Statistik dapat juga diartikan sebagai hasil dari perhitungan seperti rata-rata, median, standar deviasi, dan lain-lain.

Menurut Rano Indradi Sudra, Statistik Rumah Sakit adalah statistik yang menggunakan dan mengolah sumber data dari pelayanan kesehatan di suatu Rumah Sakit untuk menghasilkan suatu informasi, fakta dan pengetahuan yang berkaitan dengan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit.

Data adalah fakta yang diberi nilai, sering kali dalam bentuk angka yang menunjukkan pemanfaatan tempat tidur dalam 1 periode (BOR), rata-rata pemakaian tempat tidur dalam periode tertentu (BTO), rata-rata lama perawatan (AVLOS), dan lamanya tempat tidur tidak diisi (TOI) di suatu Rumah Sakit dan jumlah pasien rawat inap selama 1 tahun di suatu Rumah Sakit. Data tersebut tidak berkaitan satu sama lain, tetapi apabila data diolah dan ditafsirkan akan muncul informasi tentang keefektifan penggunaan sumber daya yang ada di Rumah Sakit tersebut.

Untuk dapat mengukur tingkat efisien di Rumah Sakit dapat digunakan Grafik Barber Johnson (GBJ). Data utama yang dibutuhkan dalam pembuatannya adalah sensus harian pasien rawat inap yang dikelola oleh unit Rekam Medis. Sensus harian pasien rawat inap adalah jumlah pasien yang ada pada saat pengambilan sensus setiap harinya ditambah dengan pasien rawat inap yang masuk dan keluar pada hari yang sama (Huffman).

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwsanya statistik adalah fakta yang berupa angka-angka. Salah satu fungsi statistik yang paling utama adalah untuk membandingkan pekerjaan kini dengan masa lalu sebagai pedoman merencanakan masa depan. Proses ini melibatkan pengumpulan data, analisa data, interupsi data dan penyajian dari hasil yang didapatkan

2.3. Pelaporan Rumah Sakit

Sebagai suatu organisasi, Rumah Sakit membutuhkan informasi handal yang memerlukan data valid yang tersedia terus-menerus guna mendapatkan informasi sebagai salah satu kekuatan untuk dapat bertahan dalam persaingan. Sistem informasi akan menunjang Rumah Sakit dalam memberikan pelayanan dan dapat digunakan sebagai sarana untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan, baik internal dalam hal ini adalah pemilik, pemimpin dan seluruh karyawan maupun eksternal yaitu paien, keluarganya dan masyarakat luas, dimana Rumah Sakit dapat menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi Rumah sakit dalam pengambilan keputusan (Mulfita, Lola, KTI : 2008).

Pelaporan Rumah Sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan Rumah Sakit secara tepat, cepat, dan akurat yang secara garis besar jenis laporan di Rumah Sakit dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu, laporan interen dan eksteren Rumah Sakit (Pedoman Prosedur dan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit di Indonesia Revisi ke III, 2006:40).

BAB III

HASIL PRAKTEK / PENGAMATAN

3.1. Statistik Rumah Sakit

3.1.1. Sensus Harian

Pengolahan data sensus harian dilaksanaknan secara manual dan setelah itu dientrikan kedalam komputer berdasarkan masing-masing instalansi yang ada di Rumah Sakit Yos Sudarao Padang. Prosedur pengolahan sensus harian pasien rawat inap adalah :

1. Sensus harian rawat inap diterima dari seluruh unit rawat inap setiap hari kerja. Data pasien yang masuk harus dicocokkan dengan jumlah pasien yang diterima di tempat pendaftaran pasien rawat inap.

2. Bila pasien pulang / meninggal, data masuk ke unit rekam medis dan dicocokkan dengan data yang ada dalam buku register pasien rawat inap.

3. Bagi pasien pindahan / dipindahakan antar ruang, harus jelas tanggal kemana pasien itu dipindahkan / pindahan dari mana, pada lembaran sensus harian.

4. Ringkasan data sensus harian dimasukkan dalam rekapitulasi sensus harian setiap hari, yang dimulai pada pukul 24.00 WIB setiap tanggal 1 dan ditutup pukul 24.00 WIB pada akhir tanggal bulan yang bersangkutan.

5. Setiap akhir bulan, data yang sudah direkapitulasi dijumlahkan dan diperiksa kebenarannya dengan cara : ( Sisa awal bulan + pasien masuk + pasien pindahan ) – (pasien keluar hidup + mati + pasien dipindahkan ) = Sisa akhir bulan .

6. Rekapitulasi sensus harian dikirimkan ke unit perawatan setiap bulan untuk melihat indikator mutu pelayanan ( BOR,AVLOS, BTO, dan TOI ), di masing-masing unit perawatan.

7. Rekapitulasi sensus harian juga dijadikan sebagai dasar pelaporan interen dan eksteren.

Sedangkan prosedur pengolahan sensus harian untuk pasien rawat jalan adalah :

1. Sensus harian rawat jalan diambil dari tempat pendaftaran pasien rawat jalan yang terdiri dari kunjungan poliklinik umum, tukar verban, gigi, spesialis dan asma alergi.

2. Untuk melihat pasien baru dan lama diambil dari buku kunjungan pasien yang ada di tiap unit pelayanan.

3. Kunjungan harian pasien rawat jalan dimasukkan ke dalam buku rekapitulasi rawat jalan dan sebagai laporan harian poliklinik ke Direktur.

4. Untuk pasien IGD, sensus harian dapat diformulirkan pada kunjungan yang ada di IGD.

3.2. Grafik Barber Johnson ( GBJ )

Pembuatan grafik barber johnson telah dientrikan menggunakan sistem komputer sehingga hasil yang didapat lebih cepat, tepat dan benar. GBJ dapat dimanfaatkan sebagai alat untuk mengukur tingkat efisiensi pengolahan Rumah Sakit khususnya pendayagunaan sarana tempat tidur d untuk perbandingan serta membantu dalam menganalisa dan mengambil keputusan mengenai :

a. Perbandingan atau menunjukkan perkembangan produktivitas dari Rumah Sakit dalam ukuran waktu tertentu.

b. Memonitor kegiatan dan perbandingan dalam kurun waktu tertentu.

c. Perbandingan antar bagian yang sama dibeberapa Rumah Sakit atau antar bagian dari suatu Rumah sakit.

d. Grafik dapat digunakan untuk meneliti suatu kebijaksanaan realokasi tempat tidur.

e. Mengecek kesalahan laporan.

Parameter yang digunakan dalam pembuatan Grafik Barber Johnson telah dirumuskan, yang terdiri dari :

1. Bed Occupancy Ratio (BOR), dengan menggunakan rumus :

BOR = Jumlah hari perawatan rumah sakit x 100%

Jumlah TT x Jumlah hari dalam satu periode

2. Length Of Stay (LOS), dengan menggunakan rumus :

LOS = Jumlah Lama Dirawat

Jumlah pasien keluar (H+M)

3. Turn Of Interyal (TOI), dengan menggunakan rumus :

TOI = (Jumlah TT X peroide) – Hari perawatan

Jumlah pasien keluar (H + M)

4. Bed Turn Over (BTO), dengan menggunakan rumus :

BTO = Jumlah pasien keluar (H +M)

Jumlah TT

3.3. Analisa Tabel Peruangan Pada Bulan April – Juni Tahun 2011

TABEL :

INDIKATOR BOR, AVLOS, TOI, BTO PADA

BULAN APRIL - JUNI TAHUN 2011

Indikator

BOR

AVLOS

TOI

BTO

Ruangan

April

Mei

Juni

April

Mei

Juni

April

Mei

Juni

April

Mei

Juni

ade Irma

53,06%

53,85%

46,28%

3,72

4,41

4,36

3,33

3,42

4,03

4,27

4,19

4,00

ICCU

63,33%

79,03%

100,83%

2,87

2,60

2,96

1,42

0,92

0,03

7,75

7,00

6,75

Sudirman

79,80%

87,09%

82,55%

4,32

5,45

3,80

1,20

0,69

0,90

5,05

5,76

5,82

Sartika

50,56%

57,40%

57,74%

4,97

4,80

4,42

4,35

3,34

3,00

3,41

3,94

4,22

Edelweiss I

53,33%

35,48%

61,11%

3,73

3,64

3,69

5,00

4,80

2,41

2,80

4,16

4,83

Perina I

42,78%

24,73%

52,78%

2,94

2,27

2,30

3,32

5,60

2,58

5,17

3,66

5,50

Edelweiss II

48,88%

53,22%

57,78%

4,54

4,77

4,80

4,00

2,85

2,53

3,83

5,08

5,00

Perina II

50,83%

44,35%

66,67%

5,00

4,37

3,41

3,69

4,31

2,35

4,00

4,25

NICU

36,67%

45,48%

70,00%

2,67

4,33

6,00

6,33

6,67

4,50

3,00

2,00

Sumber : Data Sensus Harian Pasien Rawat Inap RS Yos Sudarso Padang

Berdasarkan tabel di atas didapatkan hasil indikator pelayanan kesehatan Rumah Sakit Yos Sudarso Padang pada tahun 2011 ada mengalami peningkatan dari bulan april sampai bulan juni dan ada juga yang mengalami penurunan.

3.4 Pelaporan Rumah Sakit

3.4.1. Pengertian Pelaporan

Laporan dibidang Rekam Medis dibuat dengan mengacu pada sistem pelaporan yang telah ditetapkan oleh Departemen Kesehatan. Data yang sudah dikumpulkan sebagai bahan pembuatan laporan adalah data-data yang telah direkapitulasi secara manual atau komputerisasi yang dilakukan oleh petugas Rekam Medis bagian pelaporan yang menjadi dasar pembuatan laporan apabila dibutuhkan.

Pelaporan Rumah Sakit Yos Sudarso Padang memiliki tujuan umum yaitu mengevaluasi pemanfaatan dan peningkatan pelayanan kesehatan. Sedangkan tujuan khususnya yaitu adanya informasi tentang statistik Rumah Sakit yang dapat dipergunakan untuk menentukan upaya mutu pelayanan dan terpenuhinya pengiriman laporan yang ditetapkan dengan ruang lingkup pengolahan data dan pelayanan rawat inap.

3.4.2. Bentuk Laporan

Jenis Pelaporan yang digunakan di Rumah Sakit Yos Sudarso Padang adalah :

1. Pelaporan Interen

Yaitu pelaporan yang dikirim dan digunakan dalam ruang lingkup Rumah Sakit Yos Sudarso Padang saja. Pelaporan interen tersebut terdiri dari :

· Rekapitulasi sensus bulanan yang ditujukan untuk bangsal atau ruangan.

· Laporan target dan kegiatan Rumah Sakit yang ditujukan untuk instansi terkait.

· Laporan DBD, Diare dan Malaria yang ditujukan kepada Direktur Rumah Sakit Yos Sudarso Padang, termasuk laporan sensus bulanan dan laporan target serta kegiatan Rumah Sakit.

2. Pelaporan Eksteren

Yaitu pelaporan yang digunakan tidak hanya dalam ruang lingkup Rumah Sakit, tetapi juga ke luar Rumah Sakit seperti Dinas Kesehatan Kota, Dinas Kesehatan Propinsi, Dirjen Pelayanan Medik, dll.

3.1.3. Periode Laporan

Jenis pelaporan yang dikirim berdasarkan periodenya yaitu :

a. Laporan Bulanan

Laporan bulanan untuk Rumah Sakit Yos Sudarso Padang adalah :

ü Rekapitulasi sensus bulanan yang ditujukan untuk bangsal atau ruangan.

ü Laporan target dan kegiatan Rumah Sakit yang ditujukan untuk instansi terkait.

ü Laporan DBD, Diare dan Malaria yang ditujukan kepada Direktur Rumah Sakit Yos Sudarso Padang, termasuk laporan sensus bulanan dan laporan target serta kegiatan Rumah Sakit.

ü Laporan keracunan , data yang didapat dari diagnose pasien keracunan (intoksikasi ) yang dilakukan setiap hari atau setiap ada kasus. Blanko keracunan ditandatangani oleh Dokter yang pertama kali melayani pasien. Rekapitulasi laporan ini dikirimkan ke Badan POM dan selanjutnya akan dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kota dan Dinas Kesehatan Propinsi.

Laporan bulanan untuk keluar Rumah Sakit Yos Sudarso Padang adalah :

· Laporan Gigi

Laporan ini dibuat berdasarkan data yang diperoleh dari poliklinik gigi pagi dan sore. Laporan ini ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota dan Dinas Kesehatan Propinsi.

· Laporan Vaksinisasi

Laporan ini dibuat berdasarakan data yang diperoleh dari bangsal Kebidanan atau Keehatan Ibu dan Anak (KIA), dan ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota dan Dinas Kesehatan Propinsi.

· Laporan RL2c ( Data Imunisasi )

Laporan ini dibuat berdasarkan data yang diperoleh dari diagnosa pasien pulang rawat inap dengan diagnosa dipteri, pertusis, tetanus, tetanus neonatorum, TB paru, campak (morbily), polio, dan hepatitis untuk umur pasien 0-13 tahun dan ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota dan Dinas Kesehatan Propinsi.

· Laporan Surveilans Sentinel Terpadu

Laporan ini terdiri dari data keadaan penyakit khusus pasien rawat inap ( RL2a1 ) dan data keadaan penyakit khusus pasien rawat jalan ( RL2b1 ) serta penyakit menular lainnya (DBD, GE, Malaria)

· Laporan RL6 ( Infeksi Nasokomial )

Laporan ini dibuat berdasarkan data yang didapat dari Kepala NCI (Nurses Clinical Infeksi Nasokomial). Laporan ini ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota, Dinas Kesehatan Propinsi, Perdhaki ( Khusus Rumah Sakit Khatolik ) dan Yayasan Rumah Sakit Yos Sudarso Padang.

b. Laporan Triwulan

ü Laporan RL1 ( Data Kegiatan Rumah Sakit ) ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota, Dinas Kesehatan Propinsi,YanMed, Perdhaki ( Khusus Rumah Sakit Khatolik ) dan Yayasan Rumah Sakit Yos Sudarso Padang.

ü Laporan RL2a ( Data Morbiditas Pasien Rawat Inap )

ü Laporan RL2b(Data Morbiditas pasien Rawat Jalan )

ü Laporan RL2.1 ( Data Individual Pasien Umum ), Laporan RL2.2

( Data Individual Pasien Obsetric ), dan Laporan RL2.3 ( Data Individual Pasien Perinatal ). Laporan ini ditujukan Dinas Kesehatan Kota dan Dinas Kesehatan Propinsi.

c. Laporan Semester

ü Laporan RL4 ( Data Ketenagaan Rumah Sakit ) yang ditujukan kepada Dirjen Pelayanan Medik, Dinas Kesehatan Kota, Dinas Kesehatan Propinsi, Perdhaki dan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Yos Sudarso Padang.

d. Laporan Tahunan

ü Laporan RL3 ( Data Dasar Rumah Sakit ).

ü Laporan RL5 ( Data Peralatan dan Lingkungan Rumah Sakit )

3.5. Pengiriman Laporan

Data yang telah dikumpulkan kemudian diolah oleh petugas Rekam Medis bagian pelaporan untuk dikirim. Jadwal pengiriman laporan tersebut adalah paling lambat tanggal 10 tiap bulannya.

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1.Statistik Rumah Sakit

4.1.1. Sensus Harian

Dari hasil PKL yang telah dilaksanakan, untuk pembuatan sensus harian di Rumah Sakit Yos Sudarso Padang sudah berjalan sesuai dengan prosedur yang ada, dimana setiap pembuatan sensus harian ini dilaksanakan oleh petugas Rekam Medis bagian pelaporan yang langsung datang kesetiap ruangan untuk mengambil lembaran sensus harian yang dilaksanakan setiap pagi.

4.1.2. Grafik Barber Johnson ( GBJ )

Untuk pembuatan Grafik Barber Johnson di Rumah Sakit Yos Sudarso Padang telah terlaksana dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang telah ada. Adapun sasaran dalam pembuatannya adalah untuk Rumah sakit umumnya dan untuk petugas Rekam Medis khususnya.

4.2.Pelaporan Rumah Sakit

Pelaporan di Rumah Sakit Yos Sudarso Padang sudah berjalan dengan baik. Untuk kelancaran pengolahan laporan ini di harapkan pada unit yang terkait unit pelayanan rawat inap, rawat jalan serta unit pelaporan Rekam Medis mampu mengolah data yang dibutuhkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Petugas Rekam Medis hendaknya lebih menegaskan dan mensosialisasikan peraturan-peraturan, sehingga semua staf yang terkait dapat memahami dan melaksanakannya dengan baik dan benar.

4.2.1. Laporan Interen

Laporan interen yang terdiri dari laporan penyakit terbanyak rawat jalan, rawat inap, vaksinisasi, gigi, DBD, laporan kunjungan rawat jalan,rawat inap, IGD, dan poliklinik Rumah Sakit Yos Sudarso Padang sudah berjalan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dimana laporan penyakit terbanyak rawat jalan dan rawat inap berdasarkan kelompok penyakit yang dikelompokkan 10 penyakit yang dibuat pada laporan triwulan, sedangkan laporan jumlah kunjungan rawat jalan, rawat inap, IGD dan poliklinik dilaporkan setiap hari.

4.2.2. Laporan Eksteren

Laporan eksteren Rumah Sakit yng terdiri dari laporan RL1, RL2a1, RL2b1, RL2c, RL2a, RL3, RL4 sudah berjalan dengan sebagaimana mestinya.

4.2.3. Periode Laporan

Pelaporan harian Rumah Sakit Yos Sudarso Padang berisikan laporan rawat jalan, rawat inap dimana untuk melihatkan jumlah kunjungan pasien baru, pasien lama dan laporan sensus harian sudah berjalan dengan baik dan dilaporkan setiap harinya.

Pengiriman laporan, baik laporan interen atau pelaporan eksteren sudah berjalan dengan baik dan dikirim sesuai dengan tanggal yang telah ditentukan.

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang terdapat pada Bab sebelumnya, maka dapat kami ambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Statistik dan Pelaporan di Rumah Sakit Yos Sudarso Padang sudah berjalan dengan baik.

2. Pembuatan sensus harian pasien rawat jalan dan rawat inap sudah terlaksana dengan baik dan dilakukan langsung oleh petugas Rekam Medis.

3. Untuk penghitungan indikator BOR,AVLOS,TOI,BTO sudah terlaksana dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

4. Pelaporan di Rumah Sakit Yos Sudarso Padang terdiri dari pelaporan interen dan eksteren.

5. Laporan interen terdiri dari laporan 10 penyakit terbanyak dari rawat jalan, rawat inap, vaksinisasi, poliklinik gigi, DBD, lapioran kunjungan rawat jalan, rawat inap, IGD, dan laporan kunjungan poliklinik.

6. Laporan eksteren terdiri dari :

o Laporan RL1 ( Data Kegiatan Rumah Sakit )

o Laporan RL2a1 ( Morbiditas pasien Rawat Inap )

o Laporan RL2b ( Rawat Jalan )

o Laporan RL2c ( Khusus Imunisasi pasien Rawat Inap )

o Laporan RL2a, RL2b ( Data keadaan morbiditas pasien rawat inap dan rawat jalan )

o Laporan RL3 ( Data investaris Rumah Sakit )

o Laporan RL4 ( Ketenagaan Rumah Sakit )

5.2. Saran

Selama kami menjalankan Praktek Kerja Lapangan (PKL ) III di Rumah Sakit Yos Sudarso Padang, kegiatan pada Statistik dan Pelaporan Rumah Sakit sudah berjalan dan terlaksana dengan baik. Namun kami masih menemukan beberapa kekurangan, oleh sebab itu kami memberikan saran sebagai berikut :

1. Sebaiknya tingkat efisien di setiap ruangan rawat inap ditingkatkan lagi sehingga tercapainya mutu pelayanan Rumah Sakit yang baik.

2. Aturan yang telah ada di Rumah Sakit dipertahankan terutama tingkat kedisiplinan petugas, agar tercapai mutu pelayanan yang prima.